招待客リスト作成にはGoogleスプレッドシートが便利!‐作り方編②‐

招待客リスト作成にはGoogleスプレッドシートが便利!‐作り方編②‐

本記事では、Googleスプレッドシートで結婚式の招待客リストを作る方法をお伝えします。人数を数えたり、ご祝儀の見込み額を計算する簡単な関数もご紹介。
初心者でも簡単に実践できる、シンプルなテンプレートを作ってみました。

1.招待客リスト作成にGoogleスプレッドシートを使うメリット

ゲストをリストアップしたり、人数をカウントしたりするのにGoogleスプレッドシートはとても便利。とくに遠距離で結婚準備を進めるカップルにはおすすめです。

Googleスプレッドシートのメリットをまとめた記事はこちら。

2.Googleアカウントを取得しよう

Googleスプレッドシートを含むGoogleの各種サービスを利用するには、Googleアカウントを取得する必要があります。アカウントの新規作成は無料で、手順もシンプル。

まだお持ちでない方は、こちらの記事をご覧ください。

3.招待客リストを作ってみよう

Googleアカウントが取得できたら、Googleスプレッドシートを起動して招待客のリストを作成してみましょう。画面ショットとともに作り方をご説明します。

①ファイルに名前をつける

画面左上の「無題のスプレッドシート」をクリックすると、ファイル名の編集ができます。
「招待客リスト」などの分かりやすい名前をつけましょう。

②ヘッダーを作る

リストに必要な項目を横に並べて、ヘッダーを作成します。まずは必要最低限の項目のみで作って、のちに管理したい情報が増えたら付け足して行くのがいいと思います。

以下の項目ははじめから用意しておくのがよいでしょう。

氏名招待客の氏名です。
招待する可能性がある方の名前をすべて挙げるようにすれば、ゲストの最大人数を把握することができます。
区分親類、上司、同僚、友人などゲストの種類です。
この区分をつけておくとご祝儀の見込額を計算するのに便利です。
ファミリー新郎側のゲストか、新婦側のゲストか区別するための項目です。
招待必須必ず招待するゲストに印を入れてカウントすれば、ゲストの最少人数を把握することができます。
遠方ゲスト遠方からのゲストの人数をカウントすれば、お車代の用意が必要な人数を把握することができます。

③ゲスト区分をプルダウンで選択できるようにする

「区分」の一つ下にあるセルを選択し、右クリックします。次に、「データの入力規制」を選択します。

「条件」で「リストを直接指定」を選択し、右の入力欄に必要な区分を入れます。区分同士はカンマで区切ってください。

「保存」をクリックします。セルがプルダウン形式になり、区分を選択することができるようになりました。

④ファミリー区分をプルダウンで選択できるようにする

③と同様の手順で、ファミリー区分もプルダウン形式で選択できるようにします。

⑤招待必須ゲストをチェックボックスでマークできるようにする

「招待必須」の一つ下にあるセルを選択し、右クリックします。次に、「データの入力規制」を選択します。

「条件」で「チェックボックス」を選択し「保存」すると、セルがチェックボックス形式になります。

⑥遠方ゲストをチェックボックスでマークできるようにする

⑤と同様の手順で、遠方ゲストもチェックボックスでマークできるようにします。

⑦データの入力規制を下のセルに適用する

プルダウンやチェックボックスが表示された状態のセルを選択し、右下の四角にカーソルをあわせます。カーソルの形が矢印ではなく+マークになったら、それを下のセルに向かってドラッグしましょう。

これで設定した入力規制が下のセルにも適用されます。

⑧ゲスト情報を入力する

作成したリストに、ゲスト情報を入力してみましょう。

⑨人数カウント用の項目を作成する

②で作成したヘッダー項目ごとに人数をカウントするための項目を作成します。

このあとこれらのセルに関数を組み、ゲスト情報が入ると自動で人数が計算されるようにします。

⑩ゲストの総人数を計算する

リストに記入した全ゲストの人数を計算するための関数を組みます。
計算結果を表示させたいセルを選択し、以下の関数を入力します。

=COUNTA(範囲はじめのセル:範囲終わりのセル)

ここでは「氏名」以下のセルを選択範囲とします。
選択範囲の中で値が入っているセルの数が表示されます。
つまり、リストアップされたゲストの氏名の数です。

⑪ゲスト区分ごとの人数を計算する

親戚、上司、友人など区分ごとのゲスト数を計算するための関数を組みます。
計算結果を表示させたいセルを選択し、以下の関数を入力します。

=COUNTIF(範囲はじめのセル:範囲終わりのセル,”区分”)

ここでは「区分」以下のセルを選択範囲とします。
選択範囲の中で指定した区分のセル数が表示されます。
画像では、「親類」と表示されたセルの数をカウントしています。

その他の区分についても同様の手順で関数を組むことができます。
選択範囲はそのままで、区分名のみ変えてください。

⑫ファミリーごとの人数を計算する

新郎側・新婦側それぞれのゲスト数を計算するための関数を組みます。
手順は⑪と同じです。

⑬招待必須ゲストの人数を計算する

招待必須のチェックが入っているゲスト数を計算するための関数を組みます。
計算結果を表示させたいセルを選択し、以下の関数を入力します。

=COUNTIF(範囲はじめのセル:範囲終わりのセル,”true”)

ここでは「招待必須」以下のセルを選択範囲とします。
選択範囲の中でチェックボックスにチェックが入ったセルの数を表示します。

反対にチェックが入っていないセルの数をカウントするには「true」の代わりに「false」を指定します。

⑭遠方ゲストの人数を計算する

遠方ゲストのチェックが入っているゲスト数を計算するための関数を組みます。
手順は⑬と同じです。

⑮見込みご祝儀を計算する

⑪で計算したゲスト区分ごとの人数と、平均ご祝儀額をかけて見込みの金額を算出します。
適当なセルに、ゲスト区分ごとの平均ご祝儀額を入れておきます。

私はネットで調べて以下のように入れました。

親類¥67,000
上司¥39,000
同僚¥30,000
友人¥30,000
その他¥30,000

まず、区分ごとの見込み金額を算出します。
計算結果を表示させてたいセルを選択し、以下の関数を入力します。

=区分の人数のセル*区分の平均金額のセル

同様の手順ですべての区分に対してこの関数を組みます。
計算結果のセルは1列or1行に並べるようにしてください。

次に、見込み金額の合計を出します。
計算結果を表示させたいセルを選択し、以下の関数を入力します。

=SUM(範囲はじめのセル:範囲終わりのセル)

ここでは、区分ごとの見込み金額が出ているセルすべてを範囲として選択してください。

4.さいごに

今回ご紹介した招待客リストのテンプレートは、最低限の要素を盛り込んだだけのものです。
しかし、一度作っておけばゲストに変更があった場合のメンテナンスが楽ですし、何度も集計しなおす必要がありません。
必要に応じて住所やお車代の要否などを管理項目に追加して活用してみてくださいね。

この記事が結婚準備のお役に立てばうれしいです。

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